futurology

در قرن 21 بدون کمک گرفتن از تکنولوژی و مکانیزه سازی فرآیندها نمی توان در بازار رقابتی دوام آورد. رقابت بین کسب و کارها به قدری بالاست که کم کردن حتی چند درصد از خطا و یا چند ساعت صرفه جویی در زمان می تواند برگ برنده ی شما باشد. یکی از راه های موثر در این راه، استفاده از نرم افزارهای مدیریتی مثل نرم افزار حضور و غیاب است.

وقتی در رابطه با نرم افزار حضور و غیاب صحبت میکنیم از تفاوت بزرگی در کسب و کارتان حرف می زنیم که تعجب می کنید چطور تا کنون بدون آن کار کرده اید.

نرم افزار حضور و غیاب چیست؟

نرم افزار حضور و غیاب به سازمان ها کمک می کند تا برنامه ریزی، مدیریت و پیگیری غیبت کارکنان، مرخصی، استعلاجی، زمان استراحت و … را به سادگی انجام دهند. شرکت ها از نرم افزار حضور و غیاب برای تعریف غیبت و مدیریت درخواست ها و تأییدها استفاده می کنند. این راه حل اغلب در بخش منابع انسانی مورد استفاده قرار می گیرد. البته اگر شرکت ها کوچکتر باشند و بخش منابع انسانی نداشته باشند نیز این نرم افزار نه تنها کاربردی است بلکه ضروری خواهد بود. در واقع نرم افزار حضور و غیاب می تواند به عنوان بخشی ازدپارتمان منابع انسانی و یا به عنوان یک راه حل مستقل پیاده سازی شود. در ادامه به بررسی 3 مزیت اصلی این نرم افزار خواهیم پرداخت.

این نرم افزار به عنوان مکملی برای نرم افزار حقوق و دستمزد عمل می کند. استفاده از یک نرم افزار حضور و غیاب و نرم افزار حقوق و دستمزد به صورت یکپارچه موجب کاهش حداکثری خطا و پردازش دقیق حقوق و دستمزد کارکنان می شود.

نرم افزار حضور و غیاب تحت وب خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟

در ادامه موارد مهمی را که باید برای انتخاب سیستم حضور و غیاب به آنها توجه کنید، آورده‌ایم:

1. سهولت استفاده از نرم افزار دستگاه حضور و غیاب

یکی از اصلی‌ترین ویژگی‌های مهم نرم افزار حضور غیاب بدون دستگاه  این است که به راحتی بتوانیم از آن‌ استفاده کنیم. این سیستم‌ باید به کارمندان اجازه دهد تا ورود و خروج خود را به راحتی از طریق اپلیکیشن موبایل، مرورگر و نرم افزار وارد کنند. به خصوص اینکه برای کار با آن‌ها به ساعت‌ها آموزش نیاز نداشته باشیم و کار با آن‌ها را خیلی سریع یاد بگیریم.

این اتفاق در نرم افزار حضور و غیاب کاوان هم وجود دارد و این ابزار به دلیل رابط کاربری فوق‌العاده ساده و لذت‌بخش، به راحت‌ترین شکل ممکن توسط مدیران و پرسنل مورد استفاده قرار می‌گیرد.

2. سهولت پیکربندی و انعطاف‌پذیری بالا در برنامه حضور و غیاب

یکی دیگر از ویژگی‌های مهم نرم افزار حضور غیاب این است که امکان تنظیمات شخصی، سفارشی سازی و تغییرات را داشته باشد. یک سیستم حضور و غیاب باید طوری پیکربندی شود که تشخیص و نظارت بر داده‌های مربوط به عملکرد کارکنان آسان باشد.

3. امکان محاسبه خودکار اضافه کار، کسر کار و ...

جهان امروز در حال دیجیتالی شدن است و هر روز سازمان‌های بیشتر و بیشتری از فناوری در فرآیندهای خود استفاده می‌کند. همانطور که امروز وارد کردن ساعت‌های ورود و خروج به صورت دستی برایمان خنده‌دار است، عدم استفاده از سیستم حضور و غیاب آنلاین هم عجیب است. سیستم‌های حضور و غیاب آنلاین و خودکار مجموعه ساعت‌های کاری، اضافه‌کاری، کسر کار و ... را به صورت خودکار محاسبه می‌کنند و خیلی از کارها را ساده‌تر و سریع‌تر پیش می‌برند. 

4. امکان ثبت مرخصی

سیستم حضور و غیابی که انتخاب می‌کنید، باید امکان ثبت زمان مرخصی - مانند مرخصی استعلاجی، مرخصی استحقاقی و ... – را داشته باشد. کارمند به راحتی درخواست‌ خود را ثبت کند و مدیر هم آن را ثبت یا رد کند.

 

5. هم نرم افزار، هم اپلیکیشن

یک نرم افزار فوق‌العاده علاوه بر اینکه در کامپیوتر یا - خیلی راحت‌تر – در مرورگر نصب می‌شود، باید یک اپلیکیشن هم داشته باشد. وجود نرم افزار حضور و غیاب اندروید و آی او اس باعث می‌شود کارمندان ورود و خروج خود را راحت‌تر ثبت کنند و مدیران هم در هر لحظه و هر جا به اطلاعات موردنیازشان دسترسی داشته باشند.

6. ارائه گزارش‌های فوق‌العاده مفید در نرم افزار حضور و غیاب آنلاین

نرم افزار حضور و غیاب یکی از بهترین ابزارهای ارائه گزارش برای مدیران منابع انسانی است. گزارش کار کارمندان، تیم‌ها و بخش‌های خاصی از سازمان بر اساس فیلترهای مختلفی که انتخاب می‌کنید، ارائه می‌شود. بنابراین می‌توان عملکرد پرسنل را به راحتی بررسی کرد. می‌توان ساعت‌های کاری ماهانه پرسنل، اضافه‌کاری، کسری کار و ... را مشاهده کرد و بر این اساس عملکرد کارمندان را تجزیه و تحلیل کرد.

7. ادغام با سایر ماژول‌ها و ابزارهای مهم سازمانی

یکی از ویژگی‌های نرم افزار حضور و غیاب که آن را فوق‌العاده مفید و کاربردی‌تر می‌کند، ادغام با سایر ابزارهای لازم برای سازمان است. ابزارهایی مانند مدیریت ارتباط با مشتریان (crm)، حقوق و دستمزد و منابع انسانی که با یکپارچگی بتوانند همه فرآیندهای بیزنس شما را در بر بگیرند.

8. فعالیت نرم افزار حضور و غیاب در فضای ابری

نرم افزارهای تحت ویندوز متعددی هم برای مدیریت کسب و کار وجود دارد؛ اما مزیت اصلی نرم افزار تحت وب و فعال در فضای ابری این است که کارمندان و مدیر می‌توانند از طریق هر سیستم‌ها و کامپیوترهای متعدد وارد آن شوند و به اطلاعات نرم افزار دسترسی داشته باشند. علاوه بر این ابزار نیازی به نصب ندارد و به راحتی در مرورگر شما باز خواهند شد. امکان به روز رسانی آن و دسترسی مشتریان به این به روز رسانی‌ها هم راحت‌تر خواهد بود. 

9. امکان تعریف شیفت کاری در نرم افزار ورود و خروج

یکی از گزینه‌های اصلی برای انتخاب نرم افزار حضور و غیاب این است که مدیر بتواند شیفت‌های کاری موردنظر خود را در آن تعریف کند؛ حتی بتوان این شیفت‌های کاری خاص را به کارمندان موردنظر اختصاص داد. این موضوع مدیریت پرسنل را هم راحت‌تر می‌کند.

10. امکان اتصال به دستگاه‌های حضور و غیاب و کنترل تردد

یکی از ویژگی‌های اصلی نرم افزارهای حضور غیاب، امکان اتصال به انواع دستگاه‌های کنترل تردد است. گرچه خیلی از نرم افزارها بدون دستگاه هم کار خود را به بهترین شکل ممکن انجام می‌دهند، با این حال به انواع دستگاه‌های حضور و غیاب کارتی، اثر انگشتی و ... هم وصل می‌شوند و داده‌های آن‌ها را دریافت می‌کنند.

منبع

نرم افزار ارتباط با مشتری یا Customer relationship management یک ابزار دیجیتالی و معمولا آنلاین برای مدیریت کلیه روابط و تعاملات شرکت شما با لیدها، مشتریان احتمالی و مشتریان است.

می توان گفت CRM تمام فعالیت ها، استراتژی ها و فناوری هایی است که شرکت ها برای مدیریت تعاملات خود با مشتریان فعلی و بالقوه خود از آن استفاده می کنند. 

CRM به مشاغل کمک می کند تا با مشتریان خود درست ارتباط برقرار کنند که به نوبه خود باعث ایجاد وفاداری و حفظ مشتری می شود.

از آنجایی که رضایت و وفاداری مشتریان یک شرکت ارتباط مستقیمی با میزان درآمد آن دارد، سی آر ام به عنوان ابزاری برای افزایش رضایت مشتری می تواند در این راستا بسیار کمک کننده باشد.

برخی از نرم افزارهای CRM پیشرفته تر دارای این ویژگی هستند که می توانند فرایند فروش و علل شکست یا پیروزی یک معامله را دنبال کنند و ارائه دهند.

نرم افزار مدیرت ارتباط با مشتری دارای ویژگی هایی است که اهمیت آن را بیان می کند. در ادامه به بیان اصلی ترین ویژگی های این نرم افزار می پردازیم. 

هدف استفاده از این ابزار ساده است: بهبود روابط تجاری برای توسعه کسب و کار خود.

سیستم CRM به شرکت‌ها کمک می‌کند تا فرآیندها را ساده‌تر پیگیری کنند، با مشتریان در ارتباط باشند و سود بیشتری به دست آورند.

CRM به معنی ارتباط با مشتریان است؛ اما این همه ماجرا نیست و این ابزار برای:

• مدیریت تماس
• مدیریت فروش
• افزایش بهره وری کسب و کار
• مدیریت روابط با مشتریان در کل چرخه عمر مشتری
• بازاریابی، فروش، تجارت دیجیتال و تعاملات خدمات مشتری

مورد استفاده قرار می‌گیرد.

ابزار CRM به شما کمک می‌کند تا در طول چرخه و سفر مشتری روی روابط سازمان خود با افراد مختلف - از جمله مشتریان، کاربران، همکاران یا تامین‌کنندگان - تمرکز کنید و بتوانید مشتریان جدیدی پیدا کنید، برنده میدان رقابت شوید و در طول رابطه با مشتری، پشتیبانی و خدمات اضافی ارائه دهید.

منبع

سازمانی که با قابلیت‌های CRM آشنا شود، نمی‌تواند منکر کاربرد و کارایی آن شود. نرم افزار ارتباط با مشتریان نسبت به سایر ابزارها بزرگ‌ترین و سریع‌ترین رشد سازمانی را داشته است و احتمالا هزینه‌های آن تا سال 2027 به 114.4 میلیارد دلار برسد.

کسب و کاری که به دنبال پایداری و تثبیت در بازار ملی و جهانی است، نباید از این قضیه غافل شود. این ابزار اطلاعات موجود را به روز رسانی می‌کند و بسیاری از داده‌های حاصل از فروش، ارائه خدمات به مشتریان، بازاریابی و نظارت بر شبکه‌های اجتماعی را به اطلاعات مفید تجاری تبدیل می‌کند.

سیستم CRM نمای کلی مشتریان را به شما ارائه می‌دهد و شما می‌توانید همه چیز را به صورت یکجا مشاهده کنید. یک داشبورد کامل با تنظیمات ساده که سابقه قبلی مشتری، وضعیت سفارشات، مشکلات موجود در مورد خدمات مشتری و ... را به شما اطلاع می‌دهد.

یک سیستم CRM می تواند با تمرکز، بهینه سازی و ساده سازی ارتباطات شما با مشتریان، برای کسب و کار شما سودمند باشد. CRM می تواند در این 6 مورد به کسب و کار شما کمک کند:

1. شناخت بهتر مشتریان

ممکن است این مورد ساده به نظر برسد اما CRM با جمع آوری و ذخیره کامل اطلاعات مشتری در یک مکان به شناخت بهتر مشتری توسط تیم فروش کمک می کند. با این نرم افزار شما می توانید در کوتاه ترین زمان به اطلاعات کلیدی مشتریان خود دسترسی داشته باشید.

2. طبقه بندی بهتر اطلاعات

می توان گفت هیچ نرم افزار دیگری طبقه بندی و دسته بندی اطلاعات مشتریان را به خوبی CRM انجام نمی دهد.

CRM به شما این امکان را می دهد که داده ها را بر اساس دسته ها و معیارها دسته بندی کنید و لیست های متمرکز ایجاد کنید.

چنین فهرست بندی هایی که در فروش و بازاریابی استفاده می شود، به شما این امکان را می دهد که کمپین های خاص بازاریابی مشتری را اجرا کرده و روند فروش و مجموعه سرنخ های خود را تجزیه و تحلیل کنید.

هنگامی که می دانید با چه کسی طرف هستید و مشتری چه نیازها و علاقه مندی هایی دارد می توانید آگاهانه پیشنهادات، تاکتیک ها و حتی زمینه فروش خود را برنامه ریزی کنید!

به طور خلاصه می توان گفت، یک سیستم CRM خوب به شما کمک می کند تا بهتر بدانید چه کسانی واقعاً به آنچه شما ارائه می دهید علاقه مند هستند.

3. حفظ مشتری

CRM علاوه بر اینکه یک کمک بزرگ در یافتن و پرورش مشتریان بالقوه و جدید شما است، یک ابزار عالی برای راضی نگه داشتن مشتریان فعلی شما است.

سیستم CRM دارای تعداد زیادی مزایای "حفظ مشتری" است، به عنوان مثال با یادآوری قرار ملاقات ها یا زمان ارسال ایمیل های بعدی به شما کمک می کند تا به وعده های خود عمل کنید.

گزارش فردریک رایشلد ادعا می کند که حفظ مشتری موجود 6 یا 7 برابر ارزان تر از جذب مشتری جدید است.

4. ارتباط بهتر و سریعتر

پاسخگویی سریع به درخواست های مشتری نشان دهنده ی حرفه ای بودن کسب و کار شماست. یکی از اصلی ترین عوامل تاثیرگذار بر رضایت مشتریان پاسخگویی درست و سریع به نیازهایشان است. این نرم افزار به کمک ابزارهایی که در اختیار سازمان میگذارد باعث می شود پاسخگویی در کمترین زمان و به بهترین نحو انجام شود.

منبع

اگر پروسه ی حضور و غیاب در شرکت ها به درستی سازماندهی نشود حتی در شرکت های کوچک نیز موجب اتلاف وقت زیادی می شود. پروسه درخواست مرخصی، تایید آن، چک کردن آنکه با مرخص دچار کمبود نیروی کار برای انجام پروژه ها می شویم یا خیر و … برای هردو طرف کارمند و مدیران بسیار وقتگیر و دشوار است.

برنامه حضور و غیاب چیست؟

نرم افزار حضور و غیاب نرم افزاری است که به شرکت ها این امکان را می دهد تا ورود و خروج کارمندان، مرخصی ها، غیبت ها و … را ثبت و کنترل کنند.

داده های به دست آمده از نرم افزارحضور و غیاب به شرکت ها کمک می کند تا بفهمند چه موقع کارکنان خارج از دفتر هستند، هر کدام از کارکنان از چه تعداد مرخصی استفاده کرده اند و آیا وضعیت آنها در راستای سیاست های شرکت است یا خیر.

وقتی ما راجع به برنامه حضور و غیاب صحبت میکنیم در واقع از یک تغییر چشمگیر در کسب و کار شما صحبت میکنیم، به طوری که تعجب خواهید کرد که پیش از آن چگونه بدون این نرم افزار کارهای خود را انجام میدادید.

افزایش بازدهی کارکنان با نرم افزار حضور و غیاب 

دلایل متعددی وجود دارد که چرا ثبت حضور غیاب دقیق، برای کسب و کارها با هر اندازه ای مهم است و بهره وری را بالا می برد. این نرم افزار به جلوگیری از درگیری در محل کار، جلوگیری از غیبت های متعدد و بی دلیل و افزایش انضباط کارکنان کمک می کنند.

نرم افزار حضور و غیاب جامع می تواند دید خوبی به کلیه داده ها به شما بدهد. این دید کلی باعث می شود تا بتوانید افراد نامنظم شرکت را شناسایی کنید و در راستای بهبود عملکرد آنها گام بردارید. نظم بخشیدن به نیروی کار یک مجموعه تاثیر بزرگی بر روی افزایش بازدهی و بهبود عملکرد کارکنان آن دارد.

استفاده از نرم افزار به جای روش های سنتی مقدار زیادی در وقت و انرژی کارمندان و مدیران صرفه جویی میکند. کاری که پیشتر به روش سنتی چندین ساعت کارمندان مربوطه را درگیر می کرد تنها در چند ساعت و با چند کلیک انجام میشود.

این سیستم ها خطای محاسباتی در ساعت کاری کارمندان را به حداقل می رساند و در نتیجه حقوق و دستمزد بدون خطا و به درست یپرداخت می شود که این مورد نیز بر روی رضایت و عملکرد کارکنان تاثیر چشمگیری می گذارد.

همه ی این موارد در کنار هم موجب افزایش بازدهی کلی سازمان می شود و دستیابی به اهداف را ساده تر می کند.

منبع: shorturl.at/cyFM3

در گذشته و با روش های سنتی حضور و غیاب، که اغلب به صورت دستی و یا در شرکت های بزرگتر به صورت دستگاه های کارتی بوده است، خطا و تقلب در بین کارمندان رواج زیادی داشت. کارمندان می توانستند به راحتی کارت همکار خود را بگیرند و به جای او ورود و خروج بزنند. در این حالت شرکت مجبور می شد به کارمندانی اضافه کاری بدهد که اصلا در شرکت نبودند و کاری انجام نداده بودند! 

پس از گذشت چند سال با ورود دستگاه های حضور و غیاب جدیدتر و متنوع تر این مشکل تا حدودی حل شد. دستگاه ها دیگر تنها کارتی نبودند و با اثر انگشت، تشخیص چهره و … ورود و خروج کارمندان را ثبت می کردند. اما این دستگاه ها نیز مشکلات خود را در پی داشت که در ادامه به آن می پردازیم.

ورود نسل جدید نرم افزارهای حضور و غیاب 

اصلی ترین مشکل دستگاه های حضور و غیاب آن است که امکان نظارت بر ورود و خروج کارمندان دورکار و یا افرادی که در ماموریت به سر می برند را ندارد. با شیوع ویروس کرونا بسیاری از کارمندان تمایل به دورکاری داشتند و یکی از موانع سر راه مدیران عدم توانایی نظارت بر آن ها بوده است. نسل جدید نرم افزارهای حضور و غیاب این مشکل را حل کرد. اما چگونه؟ شما از طریق این نرم افزار بدون نیاز به دستگاه و تنها از طریق گوشی خود می توانید بر اساس موقعیت جغرافیایی، ورود و خروج خود را ثبت کنید. همچنین این موضوع کمک بزرگی به ثبت موقعیت و ساعت کاری کارمندان در ماموریت می کند. دیگر نیازی نیست مدیران شرکت دغدغه ی این موضوع را داشته باشند. آن ها می توانند در هر مکان و زمانی با گوشی خود اطلاعات مربوط به حضور و غیاب و زمان استراحت و … کارمندان را ببینند و بررسی کنند. برخی از بهترین انواع این نرم افزار مانند نرم افزار حضور و غیاب کاوان، اطلاعات دریافتی از کارمندان را به صورت طبقه بندی شده و نموداری نمایش می دهد. به طوری که به راحتی می توانند توسط نمودارها عملکردهای کارمندان و یا بخش های مختلف را بررسی کنند.

 

نرم افزار حضور و غیاب در زمینه ی صرفه جویی زمان و نیروی انسانی نیز کمک شایانی به مدیران کسب و کارها کرده است. این نرم افزار با دریافت اطلاعات با کمترین خطا و نمایش اطلاعات به صورت طبقه بندی شده کار بخش منابع انسانی و مدیران را سرعت می بخشد و نیاز به نیروی کار کمتری در این مورد است.