یک سیستم حضور و غیاب تحت وب خوب چه ویژگیهایی دارد؟
در قرن 21 بدون کمک گرفتن از تکنولوژی و مکانیزه سازی فرآیندها نمی توان در بازار رقابتی دوام آورد. رقابت بین کسب و کارها به قدری بالاست که کم کردن حتی چند درصد از خطا و یا چند ساعت صرفه جویی در زمان می تواند برگ برنده ی شما باشد. یکی از راه های موثر در این راه، استفاده از نرم افزارهای مدیریتی مثل نرم افزار حضور و غیاب است.
وقتی در رابطه با نرم افزار حضور و غیاب صحبت میکنیم از تفاوت بزرگی در کسب و کارتان حرف می زنیم که تعجب می کنید چطور تا کنون بدون آن کار کرده اید.
نرم افزار حضور و غیاب چیست؟
نرم افزار حضور و غیاب به سازمان ها کمک می کند تا برنامه ریزی، مدیریت و پیگیری غیبت کارکنان، مرخصی، استعلاجی، زمان استراحت و … را به سادگی انجام دهند. شرکت ها از نرم افزار حضور و غیاب برای تعریف غیبت و مدیریت درخواست ها و تأییدها استفاده می کنند. این راه حل اغلب در بخش منابع انسانی مورد استفاده قرار می گیرد. البته اگر شرکت ها کوچکتر باشند و بخش منابع انسانی نداشته باشند نیز این نرم افزار نه تنها کاربردی است بلکه ضروری خواهد بود. در واقع نرم افزار حضور و غیاب می تواند به عنوان بخشی ازدپارتمان منابع انسانی و یا به عنوان یک راه حل مستقل پیاده سازی شود. در ادامه به بررسی 3 مزیت اصلی این نرم افزار خواهیم پرداخت.
این نرم افزار به عنوان مکملی برای نرم افزار حقوق و دستمزد عمل می کند. استفاده از یک نرم افزار حضور و غیاب و نرم افزار حقوق و دستمزد به صورت یکپارچه موجب کاهش حداکثری خطا و پردازش دقیق حقوق و دستمزد کارکنان می شود.
نرم افزار حضور و غیاب تحت وب خوب چه ویژگیهایی دارد؟
در ادامه موارد مهمی را که باید برای انتخاب سیستم حضور و غیاب به آنها توجه کنید، آورده‌ایم:
1. سهولت استفاده از نرم افزار دستگاه حضور و غیاب
یکی از اصلی‌ترین ویژگی‌های مهم نرم افزار حضور غیاب بدون دستگاه این است که به راحتی بتوانیم از آن استفاده کنیم. این سیستم باید به کارمندان اجازه دهد تا ورود و خروج خود را به راحتی از طریق اپلیکیشن موبایل، مرورگر و نرم افزار وارد کنند. به خصوص اینکه برای کار با آنها به ساعت‌ها آموزش نیاز نداشته باشیم و کار با آنها را خیلی سریع یاد بگیریم.
این اتفاق در نرم افزار حضور و غیاب کاوان هم وجود دارد و این ابزار به دلیل رابط کاربری فوق‌العاده ساده و لذت‌بخش، به راحت‌ترین شکل ممکن توسط مدیران و پرسنل مورد استفاده قرار می‌گیرد.
2. سهولت پیکربندی و انعطاف‌پذیری بالا در برنامه حضور و غیاب
یکی دیگر از ویژگی‌های مهم نرم افزار حضور غیاب این است که امکان تنظیمات شخصی، سفارشی سازی و تغییرات را داشته باشد. یک سیستم حضور و غیاب باید طوری پیکربندی شود که تشخیص و نظارت بر داده‌های مربوط به عملکرد کارکنان آسان باشد.
3. امکان محاسبه خودکار اضافه کار، کسر کار و ...
جهان امروز در حال دیجیتالی شدن است و هر روز سازمان‌های بیشتر و بیشتری از فناوری در فرآیندهای خود استفاده می‌کند. همانطور که امروز وارد کردن ساعت‌های ورود و خروج به صورت دستی برایمان خنده‌دار است، عدم استفاده از سیستم حضور و غیاب آنلاین هم عجیب است. سیستم‌های حضور و غیاب آنلاین و خودکار مجموعه ساعت‌های کاری، اضافه‌کاری، کسر کار و ... را به صورت خودکار محاسبه می‌کنند و خیلی از کارها را ساده‌تر و سریع‌تر پیش می‌برند.
4. امکان ثبت مرخصی
سیستم حضور و غیابی که انتخاب می‌کنید، باید امکان ثبت زمان مرخصی - مانند مرخصی استعلاجی، مرخصی استحقاقی و ... – را داشته باشد. کارمند به راحتی درخواست خود را ثبت کند و مدیر هم آن را ثبت یا رد کند.
5. هم نرم افزار، هم اپلیکیشن
یک نرم افزار فوق‌العاده علاوه بر اینکه در کامپیوتر یا - خیلی راحت‌تر – در مرورگر نصب می‌شود، باید یک اپلیکیشن هم داشته باشد. وجود نرم افزار حضور و غیاب اندروید و آی او اس باعث می‌شود کارمندان ورود و خروج خود را راحت‌تر ثبت کنند و مدیران هم در هر لحظه و هر جا به اطلاعات موردنیازشان دسترسی داشته باشند.
6. ارائه گزارش‌های فوق‌العاده مفید در نرم افزار حضور و غیاب آنلاین
نرم افزار حضور و غیاب یکی از بهترین ابزارهای ارائه گزارش برای مدیران منابع انسانی است. گزارش کار کارمندان، تیم‌ها و بخش‌های خاصی از سازمان بر اساس فیلترهای مختلفی که انتخاب می‌کنید، ارائه می‌شود. بنابراین می‌توان عملکرد پرسنل را به راحتی بررسی کرد. می‌توان ساعت‌های کاری ماهانه پرسنل، اضافه‌کاری، کسری کار و ... را مشاهده کرد و بر این اساس عملکرد کارمندان را تجزیه و تحلیل کرد.
7. ادغام با سایر ماژول‌ها و ابزارهای مهم سازمانی
یکی از ویژگی‌های نرم افزار حضور و غیاب که آن را فوق‌العاده مفید و کاربردی‌تر می‌کند، ادغام با سایر ابزارهای لازم برای سازمان است. ابزارهایی مانند مدیریت ارتباط با مشتریان (crm)، حقوق و دستمزد و منابع انسانی که با یکپارچگی بتوانند همه فرآیندهای بیزنس شما را در بر بگیرند.
8. فعالیت نرم افزار حضور و غیاب در فضای ابری
نرم افزارهای تحت ویندوز متعددی هم برای مدیریت کسب و کار وجود دارد؛ اما مزیت اصلی نرم افزار تحت وب و فعال در فضای ابری این است که کارمندان و مدیر می‌توانند از طریق هر سیستم‌ها و کامپیوترهای متعدد وارد آن شوند و به اطلاعات نرم افزار دسترسی داشته باشند. علاوه بر این ابزار نیازی به نصب ندارد و به راحتی در مرورگر شما باز خواهند شد. امکان به روز رسانی آن و دسترسی مشتریان به این به روز رسانی‌ها هم راحت‌تر خواهد بود.
9. امکان تعریف شیفت کاری در نرم افزار ورود و خروج
یکی از گزینه‌های اصلی برای انتخاب نرم افزار حضور و غیاب این است که مدیر بتواند شیفت‌های کاری موردنظر خود را در آن تعریف کند؛ حتی بتوان این شیفت‌های کاری خاص را به کارمندان موردنظر اختصاص داد. این موضوع مدیریت پرسنل را هم راحت‌تر می‌کند.
10. امکان اتصال به دستگاه‌های حضور و غیاب و کنترل تردد
یکی از ویژگی‌های اصلی نرم افزارهای حضور غیاب، امکان اتصال به انواع دستگاه‌های کنترل تردد است. گرچه خیلی از نرم افزارها بدون دستگاه هم کار خود را به بهترین شکل ممکن انجام می‌دهند، با این حال به انواع دستگاه‌های حضور و غیاب کارتی، اثر انگشتی و ... هم وصل می‌شوند و داده‌های آنها را دریافت می‌کنند.